Personvernerklæring for Normisjon og Acta – barn og unge i Normisjon

Hvem er berørt av denne erklæringen?

Denne erklæringen er rettet mot deg som har, eller har hatt, en registrert relasjon til oss.

Du er kanskje ansatt, frivillig medarbeider, deltaker på en aktivitet eller leir, foresatte til en slik deltaker, giver av ett eller flere beløp til vårt arbeid eller kunde i våre nettbutikker? Eller kanskje du er abonnent på nyhetsbrev eller en annen publikasjon, deltar i ett av våre fellesskap eller går på en av våre skoler, du har hatt en eller flere av disse relasjonene til oss tidligere eller har en annen registrert relasjon til oss?

For å kunne innfri våre forpliktelser i forhold til deg, til norske myndigheter og for å arbeide hensiktsmessig i tråd med vårt oppdrag som organisasjon trenger vi å registrere en del personopplysninger. Det er viktig for oss å være tydelige på hvilke opplysninger dette er, hvorfor vi trenger dem, hvordan de brukes, hvor lenge vi lagrer opplysningene osv. I en relasjon til oss skal du kunne være trygg på at vi tar ditt personvern og dine rettigheter på alvor. For oss handler dette om respekt for deg som medmenneske.

«Personopplysninger» er alle opplysninger som kan knyttes til deg som enkeltperson. Dersom opplysningene i tillegg sier noe om for eksempel ditt religiøse eller politiske  ståsted kan de være regnet som «sensitive» personopplysninger. Vi håndterer både vanlig personinformasjon og sensitiv personinformasjon i vår organisasjon. Behandling av begge disse typene personopplysninger er lovregulert og region Øst er forpliktet på gjeldende norsk lovverk.

I denne personvernerklæringen vil du finne alt du trenger å vite om hvordan vi behandler dine personopplysninger. Erklæringen endres etterhvert som rutiner og systemer endrer seg.

For å gjøre det lettere å finne frem har vi delt innholdet inn i disse hoveddelene:

DEL 1 – Generelt.
Denne delen gir generell informasjon om prinsipper, rettigheter, aktuelle lover osv.

DEL 2 – Spesifikke tjenester og relasjoner
Denne delen tar for seg de ulike relasjonene vi kan ha med deg, og hvordan vi behandler personopplysninger knyttet til disse – i tråd med gjeldende regelverk.

Innholdsfortegnelse

DEL 1 – Generelt

Behandling av personopplysninger i Normisjon
Slik samler vi inn personopplysninger
Dine rettigheter
Min side
Personopplysninger som vi ikke tar ansvar for
Kontakt

DEL 2 – spesifikke tjenester og relasjoner

Person- og kunderegister
Endringslogg
Leir og andre arrangementer
Profil på «Min Side»
Gaver og givertjeneste
Medlemskap
Innsyn i lister
Abonnement
Verv og frivillige
Alumni
Normisjon Agder Trossamfunn
Dåpsregister
Ansatte

DEL 1 – Generelt

Behandling av personopplysninger i Normisjon

Normisjon er en norsk organisasjon og vi er underlagt norsk lov. Behandling av personopplysninger i Normisjon reguleres av Personopplysningsloven, markedsføringsloven, skatteloven og bokføringsloven. Vi er også forpliktet på «Bransjenorm for frivillige organisasjoner og behandling av personopplysninger» som del av vårt medlemskap i Norges innsamlingsråd.

Når du inngår en formell relasjon med Normisjon, lagrer vi bare de personopplysningene som loven åpner for og som er nødvendige for å kunne ha denne relasjonen. Vi bruker ikke de opplysningene du gir oss til formål du ikke aktivt har gitt oss ditt samtykke til, eller vi på grunnlag av bransjenormen (se over) har grunn til å tro at både du og Normisjon har en berettiget interesse av.

Opplysninger som vi trenger for å tilby deg en avtalt tjeneste, vil vi ta vare på så lenge du benytter deg av den aktuelle tjenesten. Noen opplysninger er vi ifølge norsk lov pålagt å ta vare på også etter at en aktiv relasjon til oss er avsluttet. Hvilke opplysninger dette gjelder finner du beskrevet under den enkelte tjeneste lenger nede i dette dokumentet.

Vi vil aldri selge dine personopplysninger til andre, og vi sletter opplysninger vi etter loven ikke har anledning til å oppbevare lenger. For å ivareta sikkerheten lagres personopplysninger på en trygg måte. Når du gir dine personopplysninger til oss gjennom en av våre tjenester, er det Normisjon som er ansvarlig for behandlingen av disse. Våre ansatte har skrevet under på en taushetserklæring. Dersom vi bruker nettjenester eller andre firma til å gjøre deler av jobben for oss har vi alltid egne databehandleravtaler som sikrer at dine personopplysninger blir behandlet i samsvar med dine rettigheter og innholdet i denne personvernerklæringen.

Slik samler vi inn personopplysninger
Opplysninger du oppgir til oss.

Vi lagrer personopplysninger du oppgir i skjema på papir eller på nett, via e-post eller telefon når du for eksempel melder deg på leir, blir abonnent eller fast giver.

Opplysninger om deg gitt av andre

I enkelte tilfeller kan vi ha lagret opplysninger om deg som er gitt av andre. Eksempler på dette er dersom noen andre har meldt deg på en leir eller et arrangement, eller noen andre har oppgitt deg som foresatt eller pårørende for seg selv.

Opplysninger du har oppgitt til lokale, regionale eller sentrale sammenhenger i Normisjon

Dersom du har et verv i et spesifikt fellesskap i Normisjon, registrerer fellesskapet din kontaktinformasjon og sender den inn til Normisjon sentralt. Lokale fellesskap registrerer sine medlemmer med personopplysninger i vår felles database for å ha et effektivt medlemssystem med bl.a. håndtering av kontingent og kommunikasjon. Flere Acta-lag registrerer sine medlemslister med personopplysninger her i forbindelse med årsrapportering og tilhørende søknad om pengestøtte.

Opplysninger som vi får basert på dine handlinger

Fordi vi ønsker å gjøre våre nettsider mest mulig tilgjengelig for interesserte, og til et så tjenlig redskap som mulig for vårt oppdrag, samler vi inn informasjon om bruken av våre nettsider ved hjelp av Google Analytics og (og vår nettsideleverandør???). Informasjon som innhentes er blant annet din type nettleser, ditt språk, tidspunkt for besøk, hvilken side du kom fra og hvilke søkeord du har brukt for å finne oss. Vi innhenter ikke opplysninger som kan knyttes til deg personlig, som fullstendig ip-adresse, og opplysningene er derfor å regne som anonyme (altså ikke personopplysninger).

Dersom du gir en gave til oss, mottar vi elektronisk informasjon fra banken med navn, adresse og kontonummeret ditt.

Listevask

Vi vedlikeholder våre personopplysninger med bl.a. jevnlige kontroller mot reservasjonsregisteret i Brønnøysund, folkeregisterets dødsregister og andre kjente registre. Vår databehandler for dette er Bisnode Norge, som vi har en databehandleravtale med.

Nyregistreringer

Personer som førstegangsregistreres i våre sentrale systemer med personopplysninger blir automatisk varslet om at de er lagt inn her.

Dine rettigheter

Dersom du er under 15 år, er det dine foresatte som eier dine personopplysninger. Dersom du er over 15 år, er det du som eier dine personopplysninger og du har derfor rett til å vite hvordan disse behandles. Det får du gjennom denne personvernerklæringen eller gjennom å ta kontakt med oss. Du har også rett til innsyn i hvilke opplysninger om deg som vi har lagret, og du har krav på å få rettet opplysninger som er feil. Dersom du ikke ønsker at vi skal behandle dine personopplysninger lenger, har du rett til å bli slettet, så sant vi etter loven har anledning til dette. Det kan i enkelte tilfeller finnes tungtveiende grunner til at en opplysning skal beholdes i en passiv database, men det vil i tilfelle ikke få noen praktisk betydning for deg. I praksis betyr sletting at vi fjerner alle opplysninger som kan knytte din aktivitet hos oss til deg som person, og du vil dermed ikke få flere henvendelser fra oss. Det er også mulig å reservere seg mot typer av kontakt, som utsendelse av blader, markedsføring osv. Ta kontakt med oss dersom du ønsker dette.

Min side

En enkel måte å få tilgang til opplysninger om deg i våre sentrale systemer er å opprette en bruker på normisjon.profundo.no/minside (se mer under del 2). Noen av dine relasjoner til oss kan være gjennom lokale grupper/foreninger/menigheter eller regioner. For å få innsyn i opplysningene knyttet til disse må du ta kontakt direkte med dem.

Personopplysninger som vi ikke tar ansvar for

Sosiale medier som Facebook, Instagram, Snapchat og lignende vil samle inn opplysninger om deg i tråd med sine personvernerklæringer om du inngår relasjon med Normisjon på deres sider. Det skjer når du besøker sider og profiler tilhørende Normisjon og våre grupper på deres sider, trykker på lenker på disse sidene, liker, følger, kommenterer, deler osv. Behandling av disse personopplysningene anser vi som eieren av det sosiale mediet sitt ansvarsområde og vi forholder oss til disse som brukere (ikke eiere). Vi vil ikke aktivt gå inn og hente ut og lagre personopplysninger herfra, men vil kunne hente ut anonym brukerinformasjon.

Kontakt

Har du spørsmål eller ønsker å komme i kontakt med oss? Du har rett på å bli svart på henvendelser om personvern, og vi vil gjøre det vi kan for å følge deg opp på en god måte.

E-post: personvern@normisjon.no Telefon: 23 30 10 00

Besøksadresse: Linstowsgt. 3, 0166 OSLO. Postadresse: P.b. 7153, St. Olavs plass, 0130 OSLO

DEL 2 – spesifikke tjenester og relasjoner

Person- og kunderegister

De aller fleste personopplysninger som vi behandler, lagres i vårt person- og kunderegister (Tindra). Det er her vi lagrer informasjon knyttet til personalia, leirer og arrangement, givere, medlemskap, abonnenter, verv, dato for forevist politiattest, foresatte, inngåtte avtaler osv. Dette systemet gjør det mulig for oss å holde oversikt over hvilke relasjoner den enkelte ønsker, registrere betalinger, hente ut rapporter og å følge deg opp på en god måte. Dersom du ønsker å se viktige opplysninger som er lagret om deg i vårt person- og kunderegister, anbefaler vi deg å opprette en profil på normisjon.profundo.no/minside.

Endringslogg

For å ivareta våre brukeres sikkerhet logges endringer i vårt person- og kunderegister og hvem som har utført dem i en egen endringslogg. På samme måte logges også endringer av viktig informasjon i leirpåmelding, medlemskap og tillitsverv.

Endringsloggen lagres for å kunne rette opp i feilregistreringer og lignende. Endringsloggen slettes når de tilsvarende opplysningene slettes.

Leir og andre arrangementer
Hva vi lagrer og hvorfor?

Ved påmelding til våre leirer og arrangement lagrer vi en del personopplysninger som vi trenger for å gjennomføre arrangementet. Vi lagrer navn og kontaktinformasjon på deltakere og foresatte for å kunne sende ut informasjon om arrangementet og for å ha relevant kontaktinformasjon ved behov. Vi lagrer også navn og kontaktinformasjon til den som betaler for å gjennomføre betaling og lage dokumentasjon til regnskapet. Vi trenger også informasjon om kjønn og alder på deltakerne for å forsikre oss om at de havner på rett arrangement og rett aldersgruppe. Informasjon om kjønn bruker vi også for å planlegge romplassering og hvilke ledere vi trenger. Dersom en deltaker har allergier eller ulike spesielle behov trenger vi å registrere dette for å sikre at en kan delta på arrangementet på en trygg og sikker måte. Andre valg som gjøres, og evt. frivillig tilleggsinformasjon som gis i bestillingen, vil også lagres for å kunne gi den nødvendige oppfølgingen.

De som gir samtykke til det eller melder seg inn i en av våre leirklubber, vil kunne få tilsendt informasjon om tilsvarende arrangement. Et slikt samtykke kan når som helst trekkes tilbake, enten via Min side eller ved å kontakte oss direkte. Kontaktopplysninger vil ikke bli brukt til utsendelse av annen type informasjon og forespørsler.

Hvor lenge blir opplysningen lagret?

Opplysninger om allergier og spesielle behov er sensitive opplysninger som vi sletter etter at arrangementet administrativt er avsluttet, senest tre måneder etter at arrangementet ble avholdt. Opplysninger om deltakelse, samt betaling for deltakelse, på leir og arrangement lagres i vårt kunde- og personregister i fem år slik bokføringsloven krever. Dersom Normisjon ikke har samtykke eller andre hjemler for å lagre personopplysningene, så vil også personopplysningene slettes i vårt aktive kunde- og personregister etter 5 år.

Etter fem år flyttes navn og fødselsdato på deltakere og ledere over i et separat historisk register som bare personalleder og generalsekretær har innsyn i. Dette registeret vil utelukkende bli brukt til dokumentasjon i tilfeller der det er påkrevd.

Profil på «Min Side»

Normisjon har en «Min Side»-løsning hvor alle som ønsker det kan få tilgang med et personlig brukernavn/passord. Min side gir tilgang til å se og endre personlige opplysninger og samtykker som en har gitt. I tillegg får en oversikt over giveravtaler og gaver en har gitt, aktive abonnement og aktive medlemskap. Personer med tillitsverv i lokale lag får også oversikt over sine verv og tilgang til å se/oppdatere opplysninger om sitt lag.

Min Side finner du på denne web-siden: http://normisjon.profundo.no/minside

Hva vi lagrer og hvorfor?

Ved opprettelse av bruker på Min side blir ditt mobilnummer lagret som brukernavn. Passord lagres kryptert, og vi har ikke tilgang til å se det. I tillegg lagres dato og klokkeslett for oppretting av brukerprofilen og innloggingstidspunkt.

Den personlige informasjonen som vises på Min side hentes fra vårt person- og kunderegister. Se overskriften «Person- og kunderegister» for informasjon om hvordan personopplysningene behandles.

Hvor lenge blir opplysningen lagret?

Brukernavn og passord slettes når det har gått fem år siden sist brukeren var innlogget. Innloggingstidspunkter (utenom siste innlogging) slettes årlig.

Gaver og givertjeneste
Hva vi lagrer og hvorfor?

Normisjon gir givere mulighet til å gi gaver på ulike måter.

Fast givertjenese

Ved registrering av faste givere lagrer vi personopplysninger for å tilrettelegge for den faste givertjenesten. Opplysningene kommer enten fra skjema på nett eller skjema på papir. Vi lagrer navn og kontaktinformasjon for å kunne registrere giveravtalen på riktig person og sende informasjon om giveravtalen. Dersom giver ønsker skattefradrag for gavene og oppgir sitt fødselsnummer, så lagres dette. Vi lagrer også valg knyttet til formål og eventuell godskriving til lokalt fellesskap. For hver innbetaling lagrer vi tidspunkt, beløp og bankkontonummer.

Enkeltgaver

For hver innbetaling lagrer vi navn, kontaktinformasjon, tidspunkt, beløp og bankkontonummer i tråd med gjeldende normer og lovverk. Vi registrerer denne informasjonen knyttet til enkeltgaver for å kunne sende takkebrev, informere om hva gaven er brukt til og om muligheten for skattefritak.

Dersom giver ønsker skattefradrag for gaven og oppgir sitt fødselsnummer, så lagres dette i tråd med skatte- og bokføringsloven. Informasjonen kommer fra skjema på nett eller bankbilaget.

Tilsendt gavegiro

Normisjon har årlig noen gavegiroutsendelser. Faste givere og andre givere som gir regelmessig, mottar slike gavegiroer basert på sitt eksisterende giverforhold. Andre kan også motta giroen basert på aktivt samtykke for å motta gavegiroer. Vi vil også kunne sende gavegiroer til medlemmer og regionavismottakere med begrunnelse i en berettiget interesse i vår organisasjon, men dette kan man reservere seg mot via min side, eller ved å ta kontakt med organisasjonen.

Gave på nett

Dersom gaver gis med kredittkort på Normisjon.no, kan giver velge å gi anonymt eller oppgi personopplysningene. Personopplysninger som blir oppgitt, lagres i giverkartoteket for at Normisjon skal kunne rapportere gavebeløpet til Skatteetaten og kunne sende takkebrev. Ved betaling med kredittkort må givers kredittkortinformasjon oppgis i betalingsløsningen til Nets. Lagring og behandling av denne gjøres av Nets i henhold til Nets’ personvernerklæring. Fullstendig kredittkort-informasjon er ikke tilgjengelig for Normisjon.

Gave på Vipps, sms, Facebook eller Aidbuilder

Gaver gitt på Vipps, sms, Facebook eller via Aidbuilder blir regnet som enkeltgave og behandlet deretter.

 

Innrapportering til Skatteetaten

Har en giver gitt pengegave(r) på minst 500 kr til Normisjon i løpet av et år gir det rett på skattefradrag. Normisjon vil hvert år sende en oversikt til Skatteetaten over giverne som har rett på skattefradrag for foregående år. Giverne får en årsoppgave som viser hvilke opplysninger som er rapportert.

 

Hvor lenge blir opplysningen lagret?

Normisjon følger bokføringslovens prinsipper angående lagring av gaveføringer, dvs. 5 års lagringstid.

Medlemskap
Hva vi lagrer og hvorfor?

Mange av våre lag og fellesskap benytter vårt person- og kunderegister til sin medlemsregistrering for å kunne håndtere denne på en god måte. De fleste av våre barne- og ungdomslag (tilknyttet Acta – barn og unge i Normisjon) registrerer sine medlemslister som sendes inn sammen med årsmeldingen som grunnlag for å søke om økonomisk støtte.

Medlemslistene som sendes sammen med årsmelding inneholder navn, postadresse, fødselsdato, om det er betalt kontingent og beløpet på denne, samt hvilket lokallag og hvilket år medlemskapet gjelder. På medlemskap som registreres forløpende gjennom året registreres i tillegg innmeldingsdato og informasjon om hvordan innmeldingen skjedde. Ved eventuell utmelding vil også utmeldingsdato lagres.

Innsyn i lister

Det vil bli gitt innsyn i medlemslister når offentlige myndigheter etterspør dette i forbindelse med søknad om støtte. Slike lister vil inneholde navn, postadresse, fødselsår eller fødselsdato, informasjon om betalt kontingent og hvilket lokallag medlemskapet gjelder.

Hvor lenge blir opplysningen lagret?

Medlemsopplysningene lagres i fem år i henhold til gjeldende lovverk. Dersom Normisjon ikke har samtykke eller andre hjemler for å lagre personopplysningene, så vil også personopplysningene anonymiseres i vårt kunde- og personregister etter dette.

Abonnement
Hva vi lagrer og hvorfor?

Ved registrering av abonnement på blader lagrer vi navn og kontaktinformasjon for å kunne sende bladet i posten og for å kunne kontakte abonnenten. Fødselsdato blir registrert for å sikre at vi ikke sender faktura til mindreårig, for å unngå dubletter i kartoteket.

Ved annen betaler trenger vi navn og kontaktinformasjon for å kunne sende ut faktura. Vi sender faktura på epost til de vi kan og papirfaktura til resten.

Vi kontakter aktive abonnenter dersom det er behov for det i forbindelse med deres abonnement. Vi kontakter tidligere abonnenter dersom de aktivt har samtykket til slik kontakt.

Vi sender adressefiler til trykkeriet for å kunne distribuere bladene.

Hvor lenge blir opplysningen lagret?

Abonnement som er fakturert lagres i 5 år i henhold til bokføringsloven. Dersom abonnementet er avsluttet og Normisjon ikke har samtykke eller andre hjemler for å lagre personopplysningene, så vil personopplysningene anonymiseres etter 5 år.

Verv og frivillige
Hva vi lagrer og hvorfor?

Personer som har frivillige oppgaver i Normisjon i form av tillitsverv eller styreverv i lokale fellesskap, lederoppgaver på arrangementer eller spesifikke oppdrag som ulønnede medarbeidere, registreres i vår database. De vil bli registrert med navn, postadresse, epostadresse, telefonnummer for å kunne formidle nødvendig informasjon fra organisasjonen. Fødselsdato og kjønn lagres for å kunne fordele oppgaver der det er nødvendig å ta hensyn til kjønn og alder. I tillegg registreres det start- og eventuell sluttdato for et verv og sted og datoer for arrangement en hadde lederoppgaver på.

Politiattest

Frivillige medarbeidere som har oppgaver blant barn og unge eller funksjonshemmede, blir bedt om å levere politiattest. Politiattestregisteret inneholder navn, fødselsdato, når den er fremvist, i forbindelse med hvilken tjeneste den er utstedt, og om den er godkjent uten merknad. Politiattestregisteret blir lagret med særskilt beskyttelse og bare medarbeidere som har ansvar for å administrere oppgaver som krever slik attest har tilgang til å sjekke om det er levert politiattest.

Hvor lenge blir opplysningen lagret?

Opplysninger om tillitsverv og styreverv ansees som historisk viktige opplysninger og slettes ikke fra person- og kunderegisteret.

Opplysninger om lederoppgaver på arrangement tas ut fra kunde- og personregisteret etter fem år, men vil bli lagret i et separat register som ikke brukes til andre formål enn dokumentasjon. Det er kun databaseadministrator, personalleder og generalsekretær som har innsyn i dette registeret.

Opplysninger om levert politiattest slettes ikke.

Alumni

Tidligere elever ved Normisjons skoler vil kunne legges inn i Normisjons sentrale register for bl.a. å kunne sende ut informasjon fra skolen og å invitere til jubileer. Dette gjøres av skolene selv og i tråd med deres personvernerklæring.

Hvor lenge blir opplysningen lagret?

Disse opplysningene blir lagret ubegrenset for å følge opp skolens og de tidligere elevenes berettigede interesse.

Normisjon Agder Trossamfunn
Hva vi lagrer og hvorfor?

Normisjon tilbyr en kirkerettslig tilknytning til organisasjonen gjennom innmeldelse i Normisjon Agder trossamfunn. Alle som blir medlem blir registrert i trossamfunnets register. Trossamfunnet krever en bekreftelse på at en ikke er medlem i et annet tros- eller livssynssamfunn i Norge, og at en er døpt. Denne informasjonen lagres. Trossamfunnet lagrer også navn og kontaktinformasjon, fødselsnummer, dåpsdato og dåpssted. Barn under 15 år kan kun meldes inn av foreldre/verge for barnet. Da vil navn og kontaktinformasjon, fødselsnummer til foreldre/verge også lagres. Trossamfunnet lagrer også samtykke i forhold til om lokalt Normisjonsfelleskap skal bli orientert om medlemskapet.

Informasjon om medlemskap i trossamfunn er en sensitiv personopplysning. Opplysningene blir lagret på passordbeskyttet område som kun er tilgjengelig for den ansvarlige for trossamfunnet og de den ansvarlige har gitt tilgang for. Det oppbevares også en papirbasert kopi i låst skap.

Hvor lenge blir opplysningen lagret?

Alle medlemmer vil være lagret i registeret. Når en person melder seg ut av trossamfunnet vil opplysningene om medlemskapet beholdes. Dette for å kunne gi utmeldingsattester.

Dersom samtykke om informasjon til Normisjonsfelleskapet ønskes slettet, eller tidligere medlem ønsker å bli slettet fra registeret, må det sendes egen melding om dette til personvern@normisjon.no.

Dåpsregister
Hva vi lagrer og hvorfor?

Normisjons menigheter har egne register over hvem som er døpt i den enkelte menighet.  Dette er informasjon som ikke kan slettes. Om den døpte lagres fødselsnummer, fødested, kjønn, navn og adresse. På foreldre lagrer vi fødselsnummer, navn og adresse. Vi lagrer også navn og adresse på faddere. Av generell informasjon lagrer vi dåpsdato, dåpssted, hvilken menighet i Normisjon som sto for dåpen og hvem som utførte dåpen. Denne informasjonen lagres som en dokumentasjon på at personen er døpt. Registeret er også nødvendig for å kunne oppfylle menighetens forpliktelser overfor den som er døpt.

Informasjon om den døpte sendes kun videre til Den Norske Kirke eller annet kirke-/ trossamfunn dersom foreldrene eller den døpte selv ønsker dette. Hvis foreldre ønsker at den døpte skal meldes inn i Normisjon Agder trossamfunn, må egen innmelding sendes trossamfunnet. Dåp er en forutsetning for å være medlem av Normisjon Agder trossamfunn.

Normisjon (sammen med noen andre tilsvarende organisasjoner) og Den norske kirke har utarbeidet en felles sentral veiledning for samhandling mellom lokalmenigheter i Den norske kirke og menigheter i Normisjon om roller og ansvar for kirkebokføring når barn døpes i menigheter i Normisjon og disse samtidig ønskes innmeldt i Den norske kirke.  Avtalen er fra 7. mars 2011.

Informasjon om dåp er en sensitiv personopplysning. Opplysningene blir lagret på ett passordbeskyttet område som kun er tilgjengelig for den ansvarlig for dåpsregisteret og de den ansvarlige har gitt tilgang for.

Hvor lenge blir opplysningen lagret?

Alle dåpsprotokoller blir arkivert i arkivet til den enkelte menighet, både elektronisk og i en papirbasert versjon. Dette arkiveres etter arkivloven. Det betyr i praksis at dåpsprotokollen oppbevares for alltid.

Ansatte

Normisjon har en egen rutine som informerer om hvilke opplysninger som lagres om ansatte, når de slettes og hva som fortsatt oppbevares etter avsluttet arbeidsforhold.

Hva vi lagrer og hvorfor?

For ansatte i Normisjon lagres blant annet personnummer, ansattnummer, navn, adresse, e-post, telefonnummer, samt pårørendes navn og kontaktinformasjon. Dette for å kunne utbetale lønn, kommunisere enkelt med den ansatte, kontaktepårørende hvis det skulle bli aktuelt, registrere den ansatte rett i forhold til forsikringsordninger og pensjons- og trygdeytelser og for å imøtekomme offentlige krav om dokumentasjon.

Alle opplysninger som har betydning for ansettelsesforholdet oppbevares i en egen mappe (elektronisk eller i papirformat) hvor kun de med personalansvar for vedkommende har tilgang. Det er bl.a. CV, attester, dokumentasjon på kompetanse, stillingsinstruks, arbeidsavtaler, lønnsplassering, kommunikasjon med NAV om sykmeldinger og foreldrepermisjoner, andre permisjoner, fraværsmeldinger, referat fra samtaler, evt. advarsler og informasjon om avslutning av arbeidsforholdet.

Den ansatte har rett til å få innsyn i sin personlige mappe.

Hvor lenge blir opplysningen lagret

Slettes ved ansettelse: Videointervjuer.

Slettes etter evt. prøvetid: Uttalelser fra referanser og lignende, vurderinger ved ansettelse, personlighets-/evnetester, Prestasjonsvideoer fra den ansatte, referat fra intervjuer, innstilling.

Slettes etter avsluttet arbeidsforhold: CV, søknad, attester, pårørendeinformasjon, vitnemål, fagforeningsmedlemskap, bierverv/tillitsverv slettes ved vervets opphør, disiplinærvedtak og advarsler (kan evt. vurderes slettet etter 5 år), utviklingsplaner og referater fra medarbeidersamtaler (evt. før, senest etter 10 år), profilbilder (krever samtykke for å lagre), innkalling og protokoller fra drøftingsmøte ved oppsigelse (oppbevares til klagefristens utløp), ustrukturerte data.

Slettes etter 5 år: Permisjoner (kan være berettiget å oppbevare lenger), lønnshistorikk og pensjonsinformasjon (kan være berettiget å oppbevare lenger), reiseregninger, sluttintervju.

Slettes ikke: Arbeidskontrakt, stillingsinstruks, individuelle avtaler, situasjonsbilder, informasjon om voluntører og lignende (navn, type arbeid, sted, periode, navn på veileder, rapport fra voluntør), oppsigelse, avskjed, sluttavtale, attest, varslingsrapporter, HMS-avviksmeldinger, notater osv. ifm. seksuelle krenkelser (arkiv gås gjennom hvert 10. år og sletting av deler av materiale vurderes).

Annet: Timelister kan oppbevares i 3 år og 6 mnd. etter regnskapsårets slutt, arbeidstid/turnus oppbevares inntil utgangen av etterfølgende år, sykmeldinger oppbevares i 3 år og 6 mnd., kursbevis oppbevares i inntil 10 år, forsikringsrelatert informasjon oppbevares under behandlingstiden og kan oppbevares i ettertid anonymt, epostkasse slettes 1 mnd. etter ansettelsesopphør, notater osv. i forbindelse med konflikt kan noen ganger oppbevares i ettertid.

 

revidert 29.06.2018